(1) Resmi Belge Nedir?
Resmi belge, mevzuatlar uyarınca görevli kabul edilen bir kamu görevlisi tarafından görevi gereği düzenlediği/tasdik ettiği belge olarak tanımlanabilmektedir. Buna karşılık farklı hukuk sistemlerinde farklı resmi belge anlayışları ve tanımları da vardır. Milletlerarası hukukta genel olarak resmi belgeler; idari belgeler, adli belgeler ve noter belgeleri olarak sınıflandırılmaktadır. Bu ayrımı milletlerarası ikili antlaşmalarda görebildiğimiz gibi aşağıda detaylarına değineceğimiz Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi’nde de görmekteyiz.
(2) Resmi Belgelerin Yabancı Bir Ülkede Kullanılması
Kural olarak yabancı bir ülkede düzenlenen resmi belge ülke sınırlarından çıktığı an adi bir belge niteliğini haiz olur. Zira belgeye resmiyet kazandıran makam bu yetkisini ülkenin egemenlik yetkisinden almaktadır. Bu sebeple resmi bir belgenin yabancı bir ülkede kullanılması (resmi belge niteliğinin korunması) kural olarak bir veya birden fazla onay/tasdik işlemine bağlıdır. Nitekim 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 224. maddesi: “Yabancı devlet makamlarınca hazırlanan resmî belgelerin, Türkiye’de bu vasfı taşıması, belgenin verildiği devletin yetkili makamı veya ilgili Türk konsolosluk makamı tarafından onaylanmasına bağlıdır. Türkiye’nin taraf olduğu milletlerarası sözleşmelerin yabancı resmî belgelerin tasdiki ile ilgili hükümleri saklıdır.” şeklindeki düzenleme ile yabancı ülkelerde düzenlenen resmi belgelerin resmi belge niteliğinde bir delil niteliğini sağlamasını kural olarak tasdik işlemine tâbi tutmuştur.
(2.1.) Ülkemizde kullanılacak olan yabancı ülkede düzenlenmiş resmi belgenin, kural olarak belgenin tanzim edildiği ülkedeki Türk Konsolosluğu’nda tasdik işlemine tâbi tutulması gerekmektedir. Yabancı bir ülkede kullanılacak olan ve Türkiye’de düzenlenmiş resmi belgenin de, kullanılacağı ülkenin konsolosluğunda tasdik işlemine tâbi tutulması gerekmektedir. Bu tür tasdik işlemleri ile kural olarak konsolosluklar ilgilenmekle birlikte çoğu elçilikte de tasdik birimi bulunmaktadır. Konsolosluk tasdik işlemlerinden önce yapılması zorunlu silsile halinde işlemler bulunduğundan bu hususta profesyonellerin yardımına başvurulması önem arz etmektedir.
(2.2.) İstisna olarak resmi belgenin düzenlendiği ülke ile belgenin kullanılacağı ülke arasında milletlerarası bir antlaşma ile tasdik mecburiyeti kaldırılmış olabilmektedir. Türkiye Cumhuriyeti ile Litvanya Cumhuriyeti Arasında Hukuki ve Ticari Konularda Hukuki ve Adli İşbirliği Anlaşması’nın 7. maddesi tasdik muafiyetine ilişkin bir örnek olarak karşımıza çıkmaktadır: “Akit Taraflardan birinin makamlarının yetkisi dâhilinde düzenlenen ve resmi sayılan bir belge, diğer Akit Tarafın ülkesinde de resmi sayılır. Akit Taraflardan birinin ülkesinde düzenlenen veya mevzuatına uygun olarak yetkili makamınca tasdik edilen bir belge, diğer Tarafın ülkesinde başka bir tasdik işlemine tâbi olmadan tanınır. Bu husus, her iki Akit Tarafın mevzuatına uygun olarak tasdik edilen özel belgeler için de geçerlidir.”. Diğer taraftan Türkiye Cumhuriyeti ile Azerbaycan Cumhuriyeti Arasında Hukuki ve Ticari Konularda Adli İşbirliği Anlaşması’nın 12. maddesi yalnızca adli makamlar önünde kullanılacak resmi belgelerin tasdikten muaf olduğunu belirtmektedir: “Akit Taraflardan birinin ülkesinde düzenlenmiş veya onaylanmış ve resmi mühür taşıyan belgeler diğer Akit Tarafın bir adli makamı önündeki işlemlerde tasdikten muaf tutulacaktır.” Bu anlamda muafiyetin kapsamını doğru tespit etmek için milletlerarası antlaşmalar incelenirken dikkatli olunmalıdır.
(3) Apostille
Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi (Apostille Antlaşması) ile taraf ülkeler, kullanılacak resmi belge için yetkili makamlardan Apostille tasdik şerhi alınması hâlinde resmi belgenin tasdik işlemlerinden muaf tutulması hususunda anlaşmıştır. Apostille Antlaşması ile yukarıda açıklanan konsolosluk tasdik işlemlerinin ve özellikle bir belgenin birden fazla ülkede kullanılacağı durumlardaki tasdik işlemlerinin işlem kalabalığı azaltılmıştır. Resmi belgeyi kullanacak kişinin, belgesi için Apostille Antlaşması ile belirlenen Apostille tasdik şerhini alması yeterli olacaktır. Apostille tasdik şerhi başvurusu öncesinde herhangi bir işlemin yapılması gerekip gerekmediği bilgisine Antlaşma tarafı ülkenin yetkili makamından öğrenebilirsiniz.
Apostille Antlaşması tarafı ülkeler Antlaşmaya göre Apostille işlemlerini gerçekleştirmeye yetkili makamı bildirmek zorundadır. Apostille talebinde bulunacak kişinin belgenin düzenlendiği ülkenin belirlediği ve bildirdiği yetkili makamına başvurması gerekmektedir.
Apostille Antlaşması’nın 1. maddesi uyarınca diplomasi veya konsolosluk memurlarınca düzenlenen belgeler ile ticaret veya gümrük işlemleriyle doğrudan doğruya ilgili olan idari belgeler için Antlaşma uygulanmayacaktır. Yani bu belgelere Apostille tasdik şerhi alınamayacaktır. Antlaşmaya ilişkin daha detaylı bilgi için Antlaşma hükümlerine bakılması gerekmektedir. Özellikle Antlaşmaya taraf devletlerin Antlaşmayı kabul etmekle birlikte tek taraflı beyanda/çekincede bulunduğu durumlarda Antlaşmanın ve bu beyanların* incelenmesi önemli hale gelmektedir. Örneğin ülkeler tek taraflı beyanları ile bazı Antlaşma tarafı ülkeler için çekince bildirmektedir. Buna göre tek taraflı beyanda belirtilen ülkede resmi belge için alınan apostille, çekince bildiren ülkede geçerli olmayacaktır.
(3.1.) E-Apostille
Gelişen teknoloji ile bazı ülkeler elektronik apostille uygulamasına geçmiş, bazı ülkeler de apostille uygulamasına geçmek için çalışmalar başlatmıştır. Elektronik apostille belgenin elektronik ortamda teslim alınması, elektronik ortamda apostille tasdikinin gerçekleştirilmesi ve yine belgenin elektronik ortamda başvurucuya gönderilmesi anlamına gelmektedir. Ülkemiz de bazı belge tipleri için elektronik apostille uygulamasına geçmiş olup günümüzde adli sicil kaydı, mahkeme kararı ve nüfus kayıt örneği için elektronik apostille başvurusunda bulunulabilmektedir.
(4) Diplomasi ve Konsolosluk Memurlarınca Düzenlenen & Tasdik Edilen Belgeler
7 Haziran 1968 tarihli Diplomasi ve Konsolosluk Memurlarınca Düzenlenen Belgelerde Onay İşleminin Kaldırılmasına Dair Avrupa Sözleşmesi ile Sözleşmeye taraf devletler, diplomasi ve konsolosluk memurlarınca düzenlenen/tasdik edilen belgelerin herhangi bir tasdik/onay işlemine tabi olmayacağını kabul etmiştir. Hatalı işlemlerden kaçınmak için belgenin kullanılacağı ülke ile belgenin düzenlendiği konsolosluğun/elçiliğin tâbi olduğu ülkenin Sözleşmenin tarafı olup olmadığı ve Sözleşmeyi kabul ederken veya kabul ettikten sonra çekince* ileri sürüp sürmediği incelenmelidir.
SONUÇ
Yabancı ülkelerde düzenlenen resmi belgelerin kullanılması farklı kurallara tâbi olabilmektedir. Bazı istisnai durumlarda ise resmi belgenin herhangi bir işleme tâbi tutulmadan yabancı ülkede kullanılması imkânı söz konusudur. Bir dizi işleme tâbi olabilecek resmi belgeler için işlemlerin gerçekleştirilmesi ve danışmanlık hizmeti almak amacıyla bir profesyonele başvurulması hatalı işlemlerin önüne geçecektir. Bu çalışma ile yalnızca genel bilgiler sunulmuş olup belgenin düzenlendiği ülkeye ve belge cinsine göre yapılması gereken işlemler değişiklik gösterebilmektedir.
Av. Ahmet Fatih KOÇAK